自習室運営サポート、はじめました。番外編です。
今回は自習室の運営に欠かせない「会員管理・予約・決済システム」についてお伝えします。
無人・省人で自習室を運営するためには、システムの選定が非常に重要です。私が実際にたどった道のり、RESERVAから自作システムへの移行経緯と、コスト削減の実体験を正直にお伝えします。
システム選定の大前提：無人運営・自動化・トラブルゼロ
会社員をしながら無人店舗を運営するうえで、システムに求める条件は3つでした。
- 運用の手間をとにかく減らすこと
- できる限り自動化すること
- トラブルが起きにくいこと
この3つを軸に、スマートロックの選定から始めました。
まずスマートロックを決めてからシステムを選んだ
自習室の無人運営において、最初に決めるべきはスマートロックです。理由はスマートロックと連携できる予約システムが限られているからです。スマートロックを先に決めることで、予約システムの選択肢が自然に絞られます。また、スマートロックの施工方法によって、テナントドアの改修工事が必要となります。
SwitchBot・セサミロック・BITLOCK PROなど様々な製品を検討しましたが、耐久性・信頼性・将来的な拡張性（API公開の有無）を考慮してAkerunとRemoteLOCKの2択に絞りました。最終的にRemoteLOCKを選んだ経緯は別記事で詳しく解説しています。
RemoteLOCKはAPIを公開しているため、後から自作の会員管理システムとの連携も実現できました。この拡張性が長期的に見て非常に重要なポイントでした。
安価なスマートロックだと、工事不要（両面テープ貼り付け）などもありますが、やはり管理の手間や、機材に少しでも不安要素があると本業や経営・運用に集中できないと思います。それでは、本末転倒になりますのでしっかりとした商品、施工方法、保守体制の整ったスマートロックを選定されることをオススメします。スマートロックは鍵なので、ソフト面の利便性も大事ですが、ハード面を十分と考慮するべきではと考えました。
予約システムの選定：7社と話して最終的にRESERVAを選んだ
予約システムでは実際に、以下の7社の話を聞きました。
| サービス名 | 特徴 |
|---|---|
| 会費ペイ | 会費管理に特化。初期費用・月額0円が強み。 ドロップインに対応できなかった。 |
| RESERVA | 予約・決済・スマートロック連携が一元化。 やりたいことは全てでき、月額も安かった |
| STORES予約 | RESERVAより少し高いぐらい。 予約サイトのデザインが良い。 |
| Hacomono | 非常におしゃれで良い感じ。 ただ自分には少し高かった。 |
| Lメンバーズカード | LINE連携に強い。この中では最安だった。 ただ、サポート面での不安が残った。 |
| いいオフィス | どちらかと言うとコワーキングスペース向け ドロップイン利用に強みを感じた。 |
| FixU | 非常によいシステムだと感じた。 ただ自分には少し高かった。 |
最終的にRESERVAを選んだ理由は、毎月の固定費が比較的安く、会員の予約管理・決済・RemoteLOCKへのPIN発行をすべて一元管理できたからです。開業当初は運営の手間を最小化することが最優先だったため、多少コストがかかっても一元管理できるRESERVAが最適な選択でした。
2店舗目をオープンして見えてきたコストの問題
1店舗目ではRESERVAで問題なく運営できていましたが、2店舗目をオープンして売上規模が大きくなってくると、2つのコストが気になり始めました。
ひとつは予約システムの月額費用が増えてきたこと。もうひとつはRESERVA経由のクレジットカード決済手数料です。売上が増えるほど手数料の絶対額が大きくなり、固定費削減の観点から無視できなくなってきました。
この問題を解決するために、最終的に自作システムへの移行を決断しました。
自作システムの構成
現在の自作システムはこの5つを組み合わせています。
| ツール | 役割 |
|---|---|
| LINE公式アカウント（ライトプラン） | 会員とのコミュニケーション窓口 |
| エルメッセージ（無料枠） | LINEの自動返信・シナリオ配信・タグ付け |
| Googleスプレッドシート | 会員情報・予約データの管理 |
| Stripe | クレジットカード決済 |
| RemoteLOCK | 予約に合わせたPINコードの自動発行 |
自作して良かった点
① 毎月の固定費が大幅に下がった
専用システムの月額費用がなくなり、コストが大幅に削減されました。売上規模が大きくなるほどこの差が広がります。
② 必要最低限のシステムになり管理が楽になった
既存の専用システムは機能が多すぎて使いこなせない部分もありました。自作することで自分に必要な機能だけに絞れるため、管理が非常にシンプルになりました。
③ アイデアをすぐに実装できる
「こんな機能があったら便利」と思ったことをすぐに追加できます。既存のサービスでは対応してもらえないような細かいカスタマイズが自由にできます。
決済はStripe＋口座振替がコスト最安
決済についても段階的に改善してきました。
| 時期 | 決済方法 |
|---|---|
| 開業当初 | RESERVA経由のクレジットカード決済 |
| 自作移行後 | Stripeでのクレジットカード決済に変更 |
| 現在 | 口座振替をメインに移行 |
口座振替が手数料の観点で最もおすすめです。
クレジットカード決済は手数料が売上の数%かかりますが、口座振替は手数料が一件あたりの固定費で済むため、月額会員が多い自習室のビジネスモデルとの相性が非常に良いです。現在は口座振替をメインの決済手段としています。理想は銀行振込ですが、サブスクと銀行振込の相性があまりよくないので、銀行振込を管理できるシステムを構築できればそちらがベストな選択になってくるとおもいます。落ち着いたら自作で作ってみようとおもいます。
システム選定のまとめ・おすすめの流れ
自習室のシステム選定はこの順番で考えることをおすすめします。
フェーズ1（開業時）
まずスマートロックを決める→連携できる予約システムを選ぶ→一元管理できるサービスを使う。開業直後は運営の手間を減らすことを最優先にしてください。また、ハード（スマートロック）は後から取り替えることは大変だと思うので、ハードを固めてからソフト廻りの選定をされることをオススメします。
フェーズ2（軌道に乗ったら）
売上が安定して規模が大きくなってきたら、システムコストと決済手数料を見直す。自作や外部ツールの組み合わせでコストを削減する。ここからが、運営の腕の見せどころとなります。やった分だけ、お店の利益になるのでやりがいもあります。
まとめ
自習室の会員管理・予約・決済システム選びのポイントをまとめます。
- スマートロックを先に決めてから予約システムを選ぶ
- 開業当初はRESERVAのような一元管理できるサービスが便利
- 売上規模が大きくなったらシステムコストと決済手数料を見直す
- 自作システムは固定費削減・柔軟なカスタマイズが最大のメリット
- 決済は口座振替が手数料最安でおすすめ
- API公開されているシステムは将来的な拡張に対応できる
システム選びについてお悩みのオーナーさんはお気軽にDMまたはお問い合わせフォームからご相談ください。実際に使った経験から率直にアドバイスします。
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