自習室運営サポート、はじめました。の第2回です。
前回は「まずお店の名前（屋号）を決めよう」というお話をしました。名前が決まったら、次はお金の準備です。
開業前からお金の管理をきちんとしておくと、後で本当に楽になります。逆に、ここを曖昧にしていると確定申告のときに大変な思いをします。私自身、最初はどんぶり勘定で動いてしまって、後から領収書をかき集めるはめになりました。
今回は「開業前にやっておくべきお金の準備」として、固定費の把握・事業用口座とクレカの開設・経費管理ツールの活用について、順を追ってお伝えします。
まず知っておきたい、自習室の固定費
自習室を開業する前に、毎月かかる固定費をざっくり把握しておきましょう。「思ったよりかかる」と感じる方も多いので、事前に心づもりをしておくことが大切です。このパートは別で何回かに分けて改めて紹介したいと考えています。いかに固定費を下げるかが、利益に直結する大事なところとなります。
私が運営している自習室の主な固定費は以下のとおりです。
家賃（テナントの場合）
立地によって大きく変わりますが、月々の支出の中で最も大きな割合を占めます。開業前に「この広さで机を何台おくことができるか＝会員を何人まで許容できるか」を必ず試算しておきましょう。
電気代（照明・エアコン）
自習室は長時間の利用を前提とするため、電気代が意外と高くなります。特にエアコンは夏冬に一気に跳ね上がるので、季節変動も見込んでおく必要があります。また、スマート家電やSWITCHBOTなどを活用し遠隔でも、こまめに温度管理することが大事だと感じます。
通信費
インターネット回線・プロバイダ費用のほか、システム使用料・LINE公式アカウント・スマートロックなど、IT化した分だけ通信費が増えます。月々数千円〜数万円と幅があるので、契約前に合計金額を確認しておきましょう。特にIT化に関しては、各社と打合せを重ねて、相場感や技術的にできること、できないことをある程度把握しておくことが大事かとおもいます。
インターネット回線は、私は契約期間のしばりがなく、価格.comで上位だったおてがる光に最終的にしました。実際には、光回線が敷設されるまでオープンから半年ほどかかり、これはまた別記事にしたいとおもいます。
予約サイトについては、以下も参考にされてください。
広告宣伝費
SNS広告・Google広告・ポスティング・チラシ印刷など。最初は無料でできるGoogleビジネスプロフィールやSNS発信と、必要最低限のチラシから始め、余裕が出てきたら有料広告を検討するのがおすすめです。特に、春の新生活が始まる前、夏休み前などは効果的だと感じています。
ドリンク（ウォーターサーバーなど）
会員サービスとしてウォーターサーバーを設置する場合、レンタル料と水代が毎月かかります。差別化にはなりますが、固定費が増えることを忘れずに。スティックタイプの飲み物や、紙コップなども地味に費用がかかります。
人件費（管理・清掃）
ご自身で全て対応するのであればゼロにできますが、清掃や他のスタッフを入れる場合は人件費がかかります。私の場合は、会社員だったため当初アルバイトを雇おうと思い、Indeedで求人を出し数名面接を行いましたが、最終的には起業当初で売上がどのようになるのか分からなかったため、結局はアルバイトの雇入れは断念し、すべて自身で清掃から運営まですべて行っていました。当時は、会社員をしながらだったためめちゃくちゃ大変でした。現在は、妻と私と地域のシルバースタッフさんにお願いしています。
消耗品（清掃用具・アメニティ）
トイレットペーパー・洗剤・ゴミ袋・文房具など、地味に積み重なります。月1〜2万円は見ておくといいでしょう。
固定費の合計を出してみると、開業に必要な「最低限の売上」が見えてきます。たとえば固定費が月20万円なら、会員単価8,000円であれば25人の会員が必要という計算になります。この数字を頭に入れておくだけで、物件選びや価格設定など、取るべき行動がぐっと変わります。
事業用の口座とクレジットカードを作る
固定費の把握と、あわせて準備が必要なのが「事業用の口座とクレジットカードの開設」です。
プライベートと事業のお金を同じ口座で管理していると、確定申告のときに「これは経費か、プライベートの支出か」を1件ずつ確認する羽目になります。これは恐ろしく大変なことです。しっかり分けていても、日々の仕訳をしっかり行っていないと、後で痛い目にあいます。※会社員で、安定した収入もあり日々の経費や売上をしっかり把握していなかったため、確定申告のタイミングで売上の少なさにビックリするかたも少なくありません。私がこれでした。。
事業用口座はネット銀行が便利です。私はGMOあおぞらネット銀行を使っていますが、手数料が安く、後述するマネーフォワードとの連携もスムーズです。
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クレジットカードも同様に、事業専用のものを必ず1枚作っておきましょう。事業の支出をすべてこのカードに集約することで、月末の仕訳が格段に楽になります。
私は、プライベートは三井住友カード（NL）、事業用も三井住友カード（ビジネスオーナーズ）を使用しています。どちらも年会費永年無料です。楽天カードも検討しましたが、楽天ビジネスカードは年会費が2,200円でなおかつ、個人用も楽天プレミアムカード（年会費11,000円）が必要となり、最終的に、三井住友カードのコンボ（個人用、事業用）にしました。
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開業前の領収書は必ず保管する
開業届を提出する前でも、開業に向けて使ったお金は「開業費」として計上できます。
物件の内見交通費、参考書籍、備品の購入、名刺作成、ドメイン取得費用……こういった細かい出費も、すべて領収書を保管しておきましょう。後から「あのとき捨てなければ」と後悔しないために、開業を決めた瞬間から領収書を一箇所にまとめて大事に保管しておきましょう。黒字化したタイミングで経費として計上しましょう。
経費管理はマネーフォワードにおまかせ
口座もカードも整理できたら、次は経費管理ツールの導入です。私がおすすめしているのは「マネーフォワード クラウド確定申告」です。家計管理を「マネーフォワードME」を使用していたため、「マネーフォワードクラウド確定申告」を選定しました。開業届も「マネーフォワードクラウド確定申告」で作成し提出しました。
銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引が自動で取り込まれ、仕訳の手間が大幅に減ります。レシートをスマホで撮影するだけで経費登録できる機能もあり、日々の管理がとても楽になります。
確定申告の時期に「去年の経費、いくらだっけ」と焦ることもなくなります。
まとめ
自習室開業前のお金の準備、まとめるとこの4つです。
- 固定費を書き出して、必要な会員数を試算する
- 事業用の銀行口座とクレジットカードを作る
- 開業前の領収書をすべて保管する
- マネーフォワードで経費管理の仕組みを早い段階で整える
お金の管理は地味に見えますが、ここをしっかり整えておくと、運営に集中できる土台ができます。開業後に「あのときやっておけばよかった」と思うことの筆頭がこのお金の管理です。ぜひ早めに動いておいてください。また、このお金の管理は、経営・運営をやっていく上でめちゃくちゃ大事です。月次決算と言わず、毎日でもしっかりとお金の出入りを把握しておくことが、非常に大事になります。
次回は、自習室の物件選びと内装についてお伝えする予定です。「こんなことも聞きたい」があれば、お気軽に問い合わせフォームからどうぞ。
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